Costos OVERHEAD de Proyectos | El pulso entre el Proyecto y la Organización.

Costos OVERHEAD de Proyectos | El pulso entre el Proyecto y la Organización.

El Overhead es un componente de costos que atiende la operación de la casa matriz de una organización de proyectos.

Partamos del hecho que un proyecto es una unidad de negocios de una empresa y que esa empresa recibe dinero de sus unidades de negocios, por ende, los costos operativos de esa empresa son cubiertos por los proyectos...

Suena lógico, ¿no?

Puede sonar lógico y hasta obvio, pero en la realidad el OVERHEAD es un costo no muy apreciado por los gerentes de proyectos por varias razones, a continuación les comparto algunas de ellas:

  • No siempre está bajo el Control del Gerente de Proyectos.
  • Es de Vinculación Obligada a los costos del Proyecto.
  • Su Definición y Estructura no es clara para el Gerente de Proyecto.
  • No es Auditable por el gerente de proyectos.
  • En muchos casos, No es clara su Estimación en los estimados de costos del proyecto.

Por estas, y otras tantas razones que tú puedes aportar desde tu experiencia, el OVERHEAD es casi una caja negra con la que los gerentes de proyectos deben lidiar.

En mi experiencia, la cuantificación del Overhead tiene tres (3) formas comunes de ser definida:

  • % sobre los Costos del Proyecto.
  • Costo fijo al Proyecto.
  • Distribución proporcional entre los proyectos activos.

Ambas tienen puntos de vista interesantes que voy a tratar de analizar junto a ti, acompáñame...

% sobre los Costos del Proyecto:
Este mecanismo de cálculo define un % sobre los costos totales del proyecto, este factor al ser un FEE (%), se adapta monto final ejecutado por el proyecto. Este % por lo general es definido por la directiva de la empresa y comunicado al gerente de proyectos, en pocas oportunidades he visto que el gerente de proyectos tenga potestad de negociar ese FEE. La monetización de estos dineros se hace puntualmente cada mes y/o cuando el proyecto monetice su avance.

Por ejemplo: OVERHEAD=4%

Costos Directos+Indirectos Iniciales= U$ 7.500.000 -> Overhead= U$ 300.000
Costos Directos+Indirectos Reales= U$ 9.500.000 -> Overhead= U$ 380.000

** En algunas oportunidades he visto que el FEE se define sobre la facturación (ingresos) del proyecto, en este caso, por lo general, el FEE es un poco menor

Costo Fijo al Proyecto:
Este mecanismo, la dirección de la Organización define un monto fijo que será cargado al proyecto por concepto de overhead, en este modelo si el monto del proyecto cambia, el FEE no cambia proporcionalmente, es decir, indiferentemente del cambio del tamaño del negocio el cargo por overhead se mantedrá.  de cálculo define un % sobre los costos totales del proyecto, este factor al ser un FEE (%), se adapta monto final ejecutado por el proyecto. La monetización de estos dineros se hace puntualmente cada mes y/o cuando el proyecto monetice su avance.

Por ejemplo: OVERHEAD= U$ 250.000/mes

Costos Directos+Indirectos Iniciales= U$ 7.500.000 -> Overhead= U$ 250.000/mes
Costos Directos+Indirectos Reales= U$ 9.500.000 -> Overhead= U$ 250.000/mes

 

Distribución Proporcional a los Proyectos Activos:
Este el mecanismos menos agradable a los gerentes de proyectos, pero el mas transparente para las organizaciones, bajo este método, se cuantifican los costos Overhead mes a mes y se carga a cada proyecto una cuota parte equivalente al tamaño de cada proyecto sobre el portafolio activo, con esta práctica, se garantiza que se están cubriendo los costos Overhead sin márgenes ocultos. En este sentido, el proyecto mas grande aportará mas dinero al sostenimiento de la organización.

Por ejemplo: COSTOS REALES OVERHEAD mes X= U$ 200.000

Proyecto 1: Participación / Portafolio activo: 18% -> Overhead Cargado mes: U$ 36.000
Proyecto 2: Participación / Portafolio activo: 45% -> Overhead Cargado mes: U$ 90.000
Proyecto 3: Participación / Portafolio activo: 26% -> Overhead Cargado mes: U$ 52.000
Proyecto 4: Participación / Portafolio activo: 11% -> Overhead Cargado mes: U$ 22.000

Total Overhead Monetizado: U$ 200.000

Sea cual sea el mecanismo que se aplique recomiendo por mi experiencia no perder de vista ciertos factores, acá te resumo algunos puntos de atención antes de monetizar el Overhead en el flujo de tu caja Transversal.

  1. Prioriza la operación de los proyectos, si éstos no tienen caja para operar, se puede genera un efecto en cascada muy negativo que puede ser peligroso para toda la organización.
  2. Sincera tus costos Overhead, No cargues demasiado a tus proyectos, esto puede generar poca rentabilidad en ellos, incluso, pueden dar resultados negativos.
  3. Involucra a tus Gerentes de Proyectos en la definición del Modelo de Costos del Overhead, mientras mejor entiendan este componente de costos, las cuentas serán mas transparentes para ellos.
  4. Ahorra para los tiempos difíciles, si tienes ingresos por Overhead con Súperavit, ahorra para los tiempos duros que toda empresa de proyectos enfrenta, esto te ayudará a atender costos fundamentales como la nómina fija y la infraestructura básica.

En este escrito te compartí algunas reflexiones basado en mi experiencia, este tema es un tema bastante íntimo de cada organización, su implementación está muy ligada a factores culturales, de casa matriz, incluso a estrategias fiscales, en todo caso, estoy seguro que el modelo que apliques será el que mejor se adapta a tu modelo de negocios.

¿Te pareció interesante este aporte?, déjame tus opiniones, aportes, complementos y puntos de vista en los comentarios de esta entrada de Blog, tu experiencia es valiosa para mi y para toda nuestra comunidad.

¡Nos encontramos en mi próximo escrito al Blog!

Te dejo un saludo desde Bogotá, "Leo".

1 Comment

  1. PEDRO JESUS ORTEGA el 30 de marzo de 2021 a las 19:39

    Interesante tema excelentemente expuesto Leo. Las realidades de cada organización hacen de este tema todo un mundillo. Organizaciones mas o menos grandes, mas o menos eficientes y compactas aplicaran lo que mas les convenga según el nivel de beneficio esperado por cada uno de los proyectos que manejen en su portafolio sin que ello afecte negativamente el performance final de cada uno. Aunque al final la matriz tenga que cargar contra los que mejor lo hacen en la organización.

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