5 Costos Ocultos en Obras y Proyectos, ¡el costo de lo intangible!

5 Costos Ocultos en Obras y Proyectos, ¡el costo de lo intangible!

5 Costos Ocultos en Obras y Proyectos, ¡el costo de lo intangible!

“Los problemas que estamos gestionando son los que, realmente, ¿van a mejorar los resultados del negocio?

No podemos gestionar lo que no conocemos y si no conocemos los problemas que atentan contra nuestros proyectos, muy seguramente estaremos “gestionando” una parte de los problemas, ahora bien, acá la pregunta clave es:

“Los problemas que estamos gestionando son los que, realmente, ¿van a mejorar los resultados del negocio?

Una de las principales características de nuestra industria de hacer proyectos y obras es que una buena parte de nuestra gerencia es muy técnica (Bob el Constructor). El perfil de este profesional está basado en competencias profesionales de alto valor y contenido técnico, son especialistas con muchos años de experiencia “haciendo proyectos y obras”, siempre busca desafíos más grandes desde el punto de vista técnico, donde se ven retados a dar el 110% de su valor, se sienten halagados por la realización de grandes obras, orgullosos de lo que consiguen bajo su liderazgo.

Otra de las características de este tipo de profesionales es que contratan lo más barato, no creen en la “gestión”, ni mucho menos en los datos y poco menos en la tecnología para gestionar (si en las soluciones tecnológicas para operar).

Hace poco hablaba con un cliente a quien estamos apoyando en la re-definición de perfiles, roles y responsabilidades de su empresa y coincidimos que el “gerente integral” es casi una carta al niño Dios.  Es el gerente integral que sea técnicamente muy duro, competente y que a su vez sea un excelente “gerente”, también, coincidimos que no sería ideal que sea una sola súper-persona la que lidere un proyecto, porque de ser así, sería dueño y señor sin contrapesos en la toma de decisiones, hasta lo ideal genera riesgos.

Más adelante en nuestros talleres de diagnóstico, generamos una dinámica para identificar “costos ocultos en proyectos”… pero antes que nada, ¿qué es un costo oculto?:

“costos ocultos son aquellos que relacionados a la gestión que son difíciles de cuantificar, pero que definitivamente generan costos al negocio, son costos relacionados indirectamente a los 3 principales elementos de costos cuantificables en un proyecto “mano de obra, equipos y materiales”

Guardando las confidencialidades del caso, te voy a compartir un breve resumen de 5 elementos de costos intangibles que generan importantes pérdidas a las empresas dueñas y ejecutoras de proyectos. Este es un extracto del trabajo que realizamos en esta consultoría para este cliente.

  1. Retrabajos: hacer 2 veces el trabajo tiene un impacto directo en los costos, pero claramente, también tiene un impacto en la duración del proyecto, si retrabajamos actividades que están en la ruta crítica no solo perdemos dinero, generamos sobre-permanencia, que dependiendo de la causa raíz del evento, puede o no ser reconocida por nuestro cliente. Esto sin mencionar el impacto que generamos en nuestro flujo de caja y el desperdicio en el uso de nuestro staff, equipos y gerencia. Otros efectos intangibles del retrabajo es la desmotivación del equipo operativo y la frustración del staff, sin mencionar la mella en la credibilidad en la gerencia y su liderazgo.
  2. Errores de ejecución: Esto puede estar generado por múltiples causa raíz, desde la deficiente interpretación de las especificaciones técnicas de la actividad, pasando por deficiencias y/o cambios en éstas, hasta la falta de comunicación entre los líderes encargados de ejecutarla. Todo esto cuesta dinero, otra cosa es quien asuma el costo de ese dinero, pero claramente “alguien va a pagar el precio de la torta”. Las especificaciones son un tema denso, sobre todo en proyectos FAST TRACKING; por ejemplo, ahora mismo, muchos de los proyectos que se están ejecutando en el Perú por la ARRC (Autoridad para la Reconstrucción con Cambios), tienen este perfil, lo que representa grandes retos gerenciales, sobre todo para nuestra cultura latinoamericana, que ya de por sí es bastante incipiente gerencialmente. La buena noticia es que hay muchas empresas asumiendo el riesgo y una generación de profesionales formándose en esta gran escuela. El resumen final en este tema es que todo cambio en las especificaciones técnicas de un proyecto tiene un costo y alguien lo asumirá.
  1. Pérdida de Productividad en la Labor: El tema estrella de la gestión de proyectos, todos somos expertos en productividad, algunos en obras, otros en libros y aulas de clases (presenciales y/o virtuales); pero sin duda, el eslabón entre ganar o perder dinero en un proyecto pasa por la productividad de la mano de obra. La complejidad de este tema es que esto tiene un fundamento filosofal, es decir, la forma en que nuestra gerencia visualiza este tema, acá es donde “Bob el Constructor” puede, sin querer queriendo, hacer mucho daño al negocio. Además de la filosofía de gerencia, los datos son claves para optimizar la productividad de la mano de obra, y este tema es otro donde nos caemos feo en LATAM. ¡No generamos datos, generamos formatos e informes! Para optimizar la gestión de la productividad de la mano de obra el input son los datos, así de sencillo y sin tanta vuelta; las empresas que no generan data estructurada sobre el uso de sus HH, tienen pocas herramientas para mejorar sus resultados de negocio; te recomiendo esta literatura: AACE PR 25R-03: Estimating Lost Labor Productivity in Construction Claims, en los próximos meses estaremos generando un curso online para que capacites a todo tu equipo en este tema.
  2. Gestión de Subcontratos centrada en costos: En LATAM, en promedio subcontratamos más del 60% de los trabajos de nuestros proyectos y el criterio de selección de nuestros subcontratistas es el costo. Adicionalmente, por lo general, no tenemos un esquema de gestión de subcontratista robusto desde el momento de solicitud de cotizaciones, ¿Qué quiere decir esto último?, que carecemos de métodos de gestión para levantar data estructurada de la operación de nuestros aliados operativos, entonces, si no tenemos datos para gestionar sobre más del 60% del trabajo que ejecutamos ¿realmente estamos gestionando nuestros proyectos? O solo estamos gestionando nuestro presupuesto…. ¡son dos cosas totalmente diferente! Muchos dueños de proyectos y/o contratistas generales aún piensan que la productividad y salud financiera de sus subcontratistas es un problema de éstos (así de arrogante somos), pese a la recurrente experiencia coexistiendo con ellos, no hemos terminado de entender, que el fracaso y problemas de nuestros subcontratistas nos afectan directamente a nosotros y nuestro negocio, ¿Quién es el principal afectado si nuestros subcontratistas fallan, ellos o nosotros?, te invito que te hagas esa pregunta al terminar esta lectura.

 Entonces ¿Qué hacemos? Comenzamos a disparar al aire y tomar decisiones sin impacto, desde eliminar el café, pasando por eliminar el transporte ejecutivo para el staff, hasta dejar de pagar salarios a nuestro “personal de confianza” hasta nuevo aviso… sí así de “gerentes” somos, disparos al aire buscando elefantes cuando las hormigas se comen nuestro negocio. Acá de nuevo los datos son nuestros “mejores nuevos amigos”, necesitados, pero evitados, deseados, pero “costosos”; queremos que los datos caigan del cielo y no invertimos tiempo, esfuerzo ni mucho menos dinero para generarlos (disculpa la crudeza, pero ajá). Nuestro ADN es reactivo, no somos preventivos y nos encanta la adrenalina del riesgo materializado antes que la gestión… ¡así somos!

Ahora bien, comprendiendo estos elementos de costos ocultos, ¿Qué podemos hacer para gestionarlos?

Te voy a compartir algunas de ideas de cómo implementar nuestra plataforma colaborativa de control de proyectos www.pmproductive.com para mitigar el impacto negativo de la materialización de estos errores en nuestros proyectos y cómo #pmproductive apoyar la gestión de tus proyectos.

  1. Gestionar Retrabajos con #pmproductive: Las herramientas de programación ágil de proyectos basadas en LEAN CONSTRUCTION, nos permiten hacer lookahead para programar nuestras próximas semanas de trabajo, la identificación y gestión de las restricciones operativas y la asignación de compromisos son potentes herramientas para asegurar que las cosas pasen como queremos que pasen. Estas y otras herramientas de gestión están disponible en nuestra plataforma por medio de los tableros Kanban y el módulo LEAN CONSTRUCTION, así como en nuestros informes diarios y semanales 100% automatizados.
  2. Evitar Errores de ejecución con #pmproductive: Además de lo mencionado en el punto anterior, el registro diario de Issues, nos permite “aprender de nuestra propia operación”, con la documentación eficiente de eventos de campo, podemos categorizar en tiempo real y de forma estructurada, la causa raíz de los problemas de la obra, gestionando responsabilidades y visualizando indicadores de gestión que impacta nuestra mejora continua; si sabemos dónde y porqué fallamos, podemos mitigar la recurrencia de estos errores. Los tableros de mando y los informes avanzados nos dejan entender nuestra operación de manera estadística, nos orienta en cual dirección deben ir nuestras decisiones.
  3. Mitigar la Pérdida de Productividad en la Labor con #pmproductive: El corazón de nuestra plataforma es la productividad de la labor, tenemos múltiples informes y gráficos que nos muestran la productividad de la ejecución desde múltiples dimensiones; podemos generar productividad de cada subcontratista, en cada entregable, en cada sector y subsector, inclusive, en cada item de presupuesto de nuestro negocio. Tienes un módulo que te permite exportar un “cubo de datos estructurado” para que te lo lleves a Microsoft Power BI, o cualquier otro visualizador de datos que lea archivos de Excel, y gestionar tus propios tableros de mando. Al final del día, es tu data, nosotros solo hacemos el trabajo duro de ayudarte a capturarla y gestionarla eficientemente.
  4. Optimizar la Gestión de Subcontratistas con #pmproductive: Muy relacionado con el punto anterior, desde #pmproductive, puedes visualizar el performance operativo de cada uno de tus subcontratistas; desde la eficiente en la atención de los compromisos y gestión asignada, hasta la visualización de su progreso, productividad y rendimientos operativos; toda una joya de información para gestionarlos y tener alertas tempranas de su performance. Dependiendo del ROL que le quieras asignar a tus subcontratistas, esté a tu elección los permisos que le quieras dar a tu data, ¡tú decides!, o les das acceso para que alimenten su operación o tú la asumes con tus recursos propios, todo dependen del tipo de relación que logres establecer con ellos y de los requerimientos que hayas acordado en sus contratos y/o órdenes de servicios.
  5. Analizar y Gestionar la causa raíz de los problemas de un proyecto con mayor impacto sobre el negocio con #pmproductive: Con toda la data que generas, consolidas y estandarizas a partir del trabajo colaborativo y en tiempo real de todos tus colaboradores y subcontratistas, puedes generar potentes informes que te muestran donde y porqué estas perdiendo dinero (o te puedes llevar todo esto en formato Excel a tu visualizador de datos). Existen múltiples reportes y gráficos que te muestran las principales causas de no cumplimiento que están afectando tu proyecto, y lo más interesante de esto es que tienes toda información en tiempo real y n par de clicks. Obviamente amigo mío, esto necesita disciplina gerencial, tu liderazgo para lograr que tu equipo use y alimente la plataforma eficiente y regularmente, es responsabilidad tuya, de otra manera tendrás el Ferrari generándote resultados de un FIAT 1 1990; de nuevo, ¡tú decides como gestionar tu negocio!

 

Si estás interesado en conocer y comenzar a gestionar tus primeros 3 proyectos en nuestra plataforma colaborativa de control de proyectos, puedes hace click aquí:  www.pmproductive.com, desde hoy mismo tienes acceso a nuestro PLAN GRATIUTO para pilotear un proyecto.

Espero que este resumen de costos ocultos y nuestra alternativa de mejora que te dejamos, te aporte ideas y te invite a evaluar la filosofía de gestión de proyectos de tu empresa, hoy es el mejor día para comenzar a mejorar tus resultados y maximizar la rentabilidad de tu empresa.

Si requieres ayuda para el rediseño de tus procesos de gestión de proyectos o requieres implementar nuestra plataforma colaborativa de control de proyectos #pmproductive, no dejes de enviarnos un mensaje desde este link, será un gustazo apoyarte en la mejora de los resultados de tus proyectos y ayudar al crecimiento y sostenibilidad de tu empresa.

#felizproyecto

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